El Hospital General Universitario de Castellón dejará de tener historias clínicas en papel en el año 2021, después de que comience este agosto un ambicioso proyecto de digitalización de todas las que se encuentran en su almacén, más de 542.000.

En la actualidad, el centro sanitario cuenta con un espacio de más de 3.000 metros cuadrados donde se almacenan todas las historias clínicas que se han creado en sus 50 años de existencia, al igual que las radiografías generadas hasta la digitalización de ese proceso hace más de 10 años.

Las historias clínicas del hospital se encuentran duplicadas en gran parte de los casos, ya que desde hace dos años la Conselleria de Sanitat Universal i Salut Pública puso en marcha el sistema digital Orion Clinic y, por tanto, los profesionales sanitarios han estado trabajando principalmente con este, en detrimento del sistema tradicional de archivo en papel.

Para llevarlo a cabo, en mayo se sacó a licitación un expediente para la digitalización de historias clínicas, custodia y gestión del archivo, para el que se destinaron más de 2,18 millones de euros.

A este se presentaron cinco empresas que, tras evaluar sus ofertas económicas y técnicas, fue adjudicado a una de ellas por un importe de 1.715.086 euros.

Así, en este agosto los técnicos de la empresa adjudicataria van a comenzar a realizar este proceso de digitalización que les permitirá, en 48 meses, eliminar los registros en papel después de que todos los datos estén introducidos en el sistema informático.

La primera fase que ha llevado a cabo la adjudicataria ha sido la de gestión y pruebas de digitalización de estos archivos mediante su plataforma tecnológica, tras la que, una vez hecha la programación y localizadas las historias, comenzará el volcado del papel al sistema informático.

Además, la adjudicataria va a llevar también a cabo un plan de formación por el que el personal sanitario (facultativo y de enfermería) y el no sanitario (de Admisión) conocerán el procedimiento por el que se podrá buscar y consultar la información que contenía la antigua documentación, ahora en formato digital.

A partir de ese momento, cuando un paciente acuda a una consulta externa o a urgencias, el sistema solicitará la historia, y comenzará el proceso con ella. Una vez finalizado el episodio asistencial, el sobre con la historia clínica pasará por el personal encargado de la digitalización y procederá a su gestión.

Una vez se haya incluido toda la información en el historial electrónico del paciente, toda la documentación pasará un control de calidad en el que se decidirá si se requiere realizar alguna otra gestión con ellas. Una vez realizado este proceso, y tras tres meses en los que quedarán almacenadas para garantizar la seguridad de las mismas, serán destruidas por una empresa especializada en documentación con datos personales y confidenciales.

Finalizado el plazo con el que cuenta la adjudicataria, en 2021 no existirá almacén físico de historias clínicas y el centro podrá destinar el actual almacén a otros usos y recuperar el personal destinado a su gestión para otras funciones.